Hướng dẫn tạo chữ ký Email trên Outlook 2013, 2016

1. Chữ ký tại email hữu ích thế nào trong marketing

– Việc bạn (hay toàn bộ nhân viên của công ty) để lại chữ ký trong các email họ gửi đi giống như việc để lại danh thiếp của bạn – thậm chí còn hiệu quả hơn.

– Trong giai đoạn công nghệ 4.0 hiện tại, mỗi ngày số email nhận được của bạn lên tới hàng chục, thì chữ ký tại email là một nhận dạng rõ ràng cho người nhận, đồng thời cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ xác định được bạn, công ty của bạn (Ví dụ: họ tên, vị trí công việc, lĩnh vực kinh doanh, website..)

– Ngoài lợi ích trên, chữ ký email còn là một mẫu quảng cáo tới người nhận những tin tức, sản phẩm mới nhất. Giúp họ tiếp cận những thông tin này, hoặc website của công ty bạn chỉ bằng một cú click chuột.

2. Mẫu chữ ký tại email có lợi ích thế nào cho công ty của bạn

– Điều quan trọng nhất chính là mọi thành viên trong công ty sử dụng chung một mẫu chữ ký. Các chi tiết cụ thể như Tên, vị trí, email, điện thoại… tất nhiên là sẽ thay đổi cho phù hợp. Tuy nhiên, một số yếu tố cơ bản (Tên tổ chức, địa chỉ, website, khẩu hiệu…) và thứ tự các yếu tố này cần là chuẩn cho chữ ký của mọi người trong công ty.

– Cụ thể, việc này đem lại lợi ích cho công ty của bạn như:

• Xây dựng thương hiệu hoặc sự nhận dạng cho công ty của bạn. Chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể.
• Làm cho người nhận email cảm thấy điểm chung, sự gắn kết của các thành viên trong công ty khi nhận được các email từ những người khác nhau trong công ty.

3. Ví dụ về mẫu chữ ký

4. Làm thế nào để tạo chứ ký email hiệu quả

– Đầu tiên là giữ cho nó thật ngắn gọn. Một quy luận chung là chiều dài tốt nhất là từ 4-6 dòng và tối đa là 8 dòng. Nên nhớ rằng, những người mà bạn liên lạc sẽ thấy chữ ký của bạn thường xuyên, nên chúng cần chứa những thông tin sau:

• Phải gồm: tên, chức danh, tên tổ chức, số điện thoại, địa chỉ web.
• Các yếu tố phụ như: Tagline (tổ chức, các sự kiện đặc biệt, quảng cáo…), các yếu tố đồ họa như logo công ty, đường kẻ phân cách dòng.

– Không khuyến khích để địa chỉ email của bạn vào chữ ký, vì người nhận có thể thấy nó trên khung “from” của email.

– Nên hướng người nhận vào website của công ty để biết thêm các chi tiết như địa chỉ, số fax…

5. Một số ứng dụng trong chữ ký của bạn

– Nếu biết cách, chứ ký của email có thể trở thành một mẫu quảng cáo hữu ích, cung cấp thông tin, thúc đẩy khách hàng sử dụng dịch vụ/ sản phẩm, đăng kí hội thảo của bạn. Ví dụ:

• Một khẩu hiệu, slogan mô tả công ty của bạn.
• Một dòng mô tả, mời gọi dùng thử sản phẩm, dịch vụ mới.
• Một lời mời tham gia sự kiện, hội nghị.
• Một liên kết đăng kí nhận bản tin, email.

– Cuối cùng, luôn luôn giữ chữ ký email của bạn trong trạng thái cập nhật. Kiểm tra tính khả dụng của các thông tin (VD như số điện thoại, địa chỉ mail, website…). Hướng dẫn mọi thành viên trong công ty sử dụng chung một mẫu chữ ký trong email.

Sau đây là video hướng dẫn khởi tạo chữ ký trên phần mềm Outlook 2013, 2016