Hướng dẫn cấu hình Rules trên Outlook 2010

Bạn đang quản lý nhiều địa chỉ Email trên Outlook và bạn muốn quản lý mail đến của mỗi email trong 1 thư mục riêng hoặc bạn thường xuyên lên hệ với một hay một vài khách hàng, bạn muốn quản lý tất cả mail họ gởi cho bạn trong một Folder để dễ dàng xem lại khi cần

Công cụ Rules trong Outlook 2010 sẽ hỗ trợ bạn

Bước 1: Tạo thư mục trong Inbox bằng cách click chuột phải vào inbox và chọn New Folder, Ở đây tôi ví dụ với email sales1@vinastar.net và tôi quản lí các mail của người này gởi đến tôi trong thư mục Sales trong Inbox.

Bước 2 : Trên thanh công cụ , bạn nhấn nút chọn vào Rules :

Bước 3 : Bạn chọn New Rules và sau đó sẽ xuất hiện một bảng để bạn cấu hình :

Trong bảng cấu hình , bạn sẽ thấy có hai step :  Step 1: Select a template -> Stay Organized và khu vực Step 2: Edit the rules description (click an underlined value). Tôi sẽ giải thích 2 bước này:

Step 1: Select a template: là bước cho phép bạn chọn cách tương tác với mail đó như thế nào: di chuyển mail đến của ai đó vào Folder hay đánh dấu để tiện theo dõi (follow-up),…
Step 2: Edit the rules description (click an underlined value): là bước bạn chọn email đến cũng như thư mục nó sẽ di chuyển vào.

Ở đây, khu vực step 1 bạn chọn Move messages from someone to folder.

Khu vực step 2, bạn chọn vào liên kết people or public group : Dòng này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn địa chỉ mail bạn muốn quản lý mail đến, trong ví dụ này tôi dùng mail sales1@matbao.wiki, cửa số quản lý contact trong outlook xuất hiện. Nếu bạn đã từng thêm email này vào contact, thì chỉ cần double click (nhấp đôi) chuột vào email đó để nó xuất hiện trong ô From bên dưới là được, nếu bạn chưa nhập email vào contact, bạn gõ email này vào ô From bên dưới cửa sổ và nhấn Ok. Kết quả khi chọn email như hình bên dưới.

Tiếp theo bạn nhấn vào liên kết Specified, mục này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn Folder nào để khi mail của email vừa chọn gởi đến sẽ di chuyên vào. Trong ví dụ này, Tôi đã tạo Folder Sales trong Inbox và tôi muốn chỉ định mail sales1@matbao.wiki sẽ di chuyển vào đó khi gửi cho tôi.
Click vào specified, cửa số bên dưới sẽ xuất hiện và bạn chọn vào Folder Sales đã tạo trước, sao đó nhấn OK

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới :

Trong trường hợp có một số mail từ email bạn muốn quản lý đã nằm sẵn rải rác trong inbox, thay vì bạn phải Move từng mail thủ công bằng tay, bạn có thể dùng chức năng sau.

Bạn nhấn Next 3 lần sẽ xuất hiện màn hình bên dưới. Bạn đánh dấu vào ô Run this Rules now on messages already in “Inbox”, điều này có nghĩa là bạn ra lênh cho nó copy các mail được gởi đến từ email bạn cần quản lý đang nằm trong Inbox vào thư mục bạn đã chỉ định. Sau đó nhấn nút Finish, Rules sẽ tự động copy các mail nằm trong Inbox vào thư mục chỉ định.

Sau khi hoàn thành, kết quả như hình bên dưới. Bạn làm tương tự như vậy cho các Rules khác nếu có.

Cuối cùng bạn nhấn nút Apply và OK để hoàn thành công việc. Sau đó hãy tận hưởng cách sắp xếp khoa học của mình khi có mail đến. Chúc các bạn thành công.